Loyer impayé : modèle de lettre de relance

Lettre pour relancer vos locataires en cas d’impayé de loyer

Vous recevez le paiement de vos loyers toujours en retard ? Les membres propriétaires du club ont réalisé un modèle de lettre pour relancer les locataires mauvais payeurs. Validé par un expert juridique ce modèle de lettre prêt à l’emploi permet de faire comprendre aux mauvais payeurs que vous n’allez pas vous laisser faire. Le fichier est disponible au format RTF, vous pouvez utiliser et modifier ce modèle sous Windows, Mac ou Linux. Document utilisable sur mobile ou sur tablette lors des visites. Vous pouvez télécharger ce document ou l’envoyer via notre gestion locative en ligne. Ce modèle de document est gratuit pour les membres du club ou disponible pour 0,99 €.

Télécharger le modèle

En pratique, comment utiliser ce modèle de lettre

En matière d’impayé, l’expérience des bailleurs du club démontre qu’un impayé peut survenir quelque soit les précautions prises. L’important est que cet incident de paiement reste isolé ! Il ne faut pas tolérer d’incident de parcours à vos locataires, il faut agir dès le premier jour de retard du paiement de votre loyer. Gagnez en efficacité en envoyant une relance pour loyer impayé depuis le module de gestion locative disponible dans l’espace membre.

L’article 7 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit que « Le locataire est obligé de payer le loyer et les charges récupérables aux termes convenus sur le contrat de bail ». L’article1103 du code civil ajoute que « Les conventions légalement formées tiennent lieu de loi à ceux qui les ont faites. Elles ne peuvent être révoquées que de leur consentement mutuel, ou pour les causes que la loi autorise. Elles doivent être exécutées de bonne foi ». Le bailleur est en droit de réclamer les loyers si le locataire ne les verse pas.

Dans le cas où le locataire ne paie toujours pas, le bailleur est en droit de résilier le contrat, si ce dernier comprend une clause résolutoire faisant état du défaut de paiement du loyer par le locataire.

💡 Le saviez-vous : Un avertissement pour retard de paiement bien formulé, mais surtout envoyé au bon moment permet de clôturer 80 % des litiges.

1 – Réagir sans délai

Il faut être très réactif lorsqu’un locataire ne paye pas son loyer. Dès le premier incident de paiement, il faut contacter votre locataire pour comprendre la cause du problème. L’idée n’est pas de faire du sentiment mais de faire comprendre à votre locataire que le paiement du loyer est une obligation contractuelle.

Un premier contact téléphonique permet de mieux appréhender la situation et d’ouvrir les échanges avec votre locataire. Ne vous laissez pas attendrir, un mauvais payeur a toujours une excuse valable ! Nous vous recommandons de conserver une trace écrite de tout échange téléphonique. Vous pouvez par exemple envoyer un mail pour retranscrire la conversation.

L’autre solution est d’envoyer une lettre de relance pour loyer impayé, par voie postale en recommandé avec accusé de réception ou par mail. Cette alternative permet de ne pas partir dans des discussions sans fin avec votre locataire. Un mauvais payeur arrive toujours a vous attendrir plus ou moins, la solution la plus ferme reste l’envoi d’un avertissement. Quoi qu’il arrive, gardez en tête qu’il vaut mieux trouver un accord à l’amiable que d’entamer une procédure. Le locataire dispose de 8 jours pour répondre, sous peine de s’exposer à d’autres poursuites.

2 – Locataire insolvable, utiliser vos garanties

Dans l’hypothèse où le locataire ne serait pas solvable, le bailleur peut se retourner vers la caution. En effet, la caution s’engage par écrit à prendre en charge la dette du locataire si ce dernier ne verse pas les loyers (articles 2288 et 2289 du Code civil).

Il est rare d’exiger un garant lorsque vous louez une place de parking, un garage ou box. Certains propriétaires bailleurs imposent la nomination d’un garant lors de la signature du contrat de location. Si une personne s’est portée caution pour votre locataire, prenez contact avec elle afin d’essayer de récupérer le loyer. Vous avez un délai de 15 jours pour adresser un commandement de payer. Passé ce délai, la caution n’est pas tenue de payer les pénalités et les intérêts de retard.

Si vous avez souscris une assurance pour loyer impayé (GLI), contactez la compagnie pour enclencher une procédure d’indemnisation. Suivez attentivement la procédure imposée par votre assurance en cas d’incident de paiement. Ce dispositif peut être enclenché dès la première mise en demeure adressée au locataire.

3 – Passer à l’action

La dernière chance de trouver une solution amiable est d’envoyer une lettre de mise en demeure avant poursuite judiciaire. Cette dernière conciliation a pour but de résoudre le problème avant l’engagement d’une procédure judiciaire lourde et coûteuse pour les deux parties. Vous pouvez utiliser notre modèle disponible ici, mais surtout lire les conseils associés à cette lettre pour connaitre les étapes suivantes et les éventuels recours judiciaire.

Si votre contrat de location contient une clause résolutoire, vous pouvez prendre contact avec un huissier. La première étape consiste à envoyer un commandement de payer. Votre locataire a 2 mois pour régler les sommes réclamées et les frais d’huissier. Si vous n’avez pas reçu le paiement passé ce délai, la clause résolutoire s’applique et le bail est résilié.

Attention en cas d’un paiement partiel des sommes dues, il faut émettre une réserve pour pouvoir appliquer la clause résolutoire. Si votre locataire n’a pas payé les sonnes dues vous devez saisir le tribunal. Le locataire a 2 mois à partir de la réception du commandement de quitter les lieux pour partir.

4 – Soyez confiant et ferme

Lors des différents échanges avec votre locataire, vous devez rester confiant et ferme pour le recouvrement de vos loyers. Contrairement aux logements, la trêve hivernale (du 1^er novembre au 31 mars) n’existe pas dans l’immobilier de la niche des parkings, garages, caves et pour les baux commerciaux. C’est un avantage énorme pour les propriétaires bailleurs. Nous vous rappelons qu’un huissier est seul compétent en matière d’expulsion.